Wie verwalte ich meine Immobilie?
WAS GEHÖRT ZUM OPERATIVEN IMMOBILIEN-MANAGEMENT?
Eine Immobilie muss wie jede andere Kapitalanlage überwacht und gemanagt werden. Dies hat der Eigentümer selbst zu leisten, wenn er sich die Kosten für eine Hausverwaltung oder einen professionellen Immobilienverwalter mit Erfahrung sparen will. Die Entscheidung darüber hängt auch davon ab, wie groß die Immobilie ist und welchen Umfang die Tätigkeiten des Objektmanagements einnehmen. Das operative Immobilien-Management umfasst:
- Mietbuchhaltung,
- Forderungsverwaltung,
- Nebenkostenabrechnungen und Mieterhöhungen,
- Objektverwaltung, einschließlich Liquiditäts- und Vertragsmanagement,
- Kalkulation laufender Kosten,
- Instandhaltung.
Die Mieten, einschließlich der Nebenkostenvorauszahlungen, müssen verbucht bzw. per Lastschrift eingezogen werden. Dazu gehört die Begleichung und Prüfung von Rechnungen sowie die operative Buchhaltung, die Voraussetzungen für die steuerliche Aufbereitung der Vermietung schafft. Ebenso sind die Mieteingänge zu überwachen und bei ausbleibenden Zahlungen Mahnungen an die Mieter zu verschicken. Am unangenehmsten für Vermieter können die Erteilung von Inkassoaufträgen, Klagen über Rechtsanwälte und Kündigungen von Mietverhältnissen sein. Die jährlichen Nebenkostenabrechnungen müssen nach dem Abrechnungszeitraum innerhalb des Folgejahres bei den Mietern vorliegen. Der Vermieter oder sein Beauftragter muss bei Mieterhöhungen die gesetzlichen Vorgaben beachten, Informationen über den örtlichen Mietspiegel bzw. Vergleichsmieten einholen und Mietsteigerungen vertraglich fixieren. Die Objektverwaltung erstreckt sich vom generellen Vertragsmanagement bis zur Übergabe der Wohnung an den Mieter zu Beginn sowie zur Endabnahme bei seinem Auszug. Bestehende Verträge müssen kontinuierlich auf Aktualität und Kosteneinsparungen überprüft werden. Auf der Suche nach neuen Mietern sind Annoncen zu schalten und Wohnungsbesichtigungen zu koordinieren. Auch der technische Service durch einen Hausmeister will organisiert sein. Dieser kümmert sich um die Sauberhaltung des Objekts, den Winterdienst, Kleinstreparaturen und die Wartung von Geräten. Außerdem ist die Betreuung der Mieter wichtig, damit sie sich mit ihren Anliegen ernst genommen fühlen.
WIE SCHÜTZT SICH DER EIGENTÜMER VOR WERTMINDERUNGEN SEINER IMMOBILIE?
Mietausfälle schmälern die Rendite der Investition, das eingesetzte Kapital ist durch Abnutzung und Wertverlust der Gefahr der Verminderung ausgesetzt. Kapitalverlusten kann der Vermieter entgegenwirken, indem er sein Eigentum pflegt und instand hält. Dazu gehört ebenfalls der richtige Versicherungsschutz für Gebäude und Grundstück. Folgende Versicherungen sind für Kapitalanleger notwendig:
- Wohngebäudeversicherung,
- Elementarschadenversicherung,
- Privathaftpflichtversicherung mit Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht,
- Hausratversicherung,
- Rechtsschutz für Vermieter und
- ggf. Mietausfallversicherung.
Diese Versicherungen schützen gegen Schäden und Beeinträchtigungen, die am Eigentum durch plötzliche Ereignisse von außen, andere Personen oder Streitigkeiten entstehen. Um dem normalen Verschleiß entgegenzuwirken, sind regelmäßig Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen durchzuführen. Für diese Vorhaben sind von Anfang an finanzielle Reserven zu bilden, die Sparraten in die laufende Kostenkalkulation einzubeziehen. Nicht jede Erhaltungs- und Umbaumaßnahme eignet sich für alle Bestandsimmobilien, es ist zwischen dem langfristigen Werterhalt, einer möglichen Wertsteigerung und den wirtschaftlichen Möglichkeiten des Investors abzuwägen. Zu den Betriebskosten der Immobilie zählen: Grundsteuer, Wasser- und Abwasserkosten, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Stromkosten, Hausreinigung und Gartenpflege, Kosten für einen Fahrstuhl, Schornsteinreinigung, Versicherungsbeiträge, Gebühren für Kabel- und Antennenfernsehen sowie diverse sonstige Aufwendungen. Einige dieser Kostenpositionen dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Andere Ausgaben wie Reparatur-, Verwaltungs-, Instandhaltungskosten bzw. deren Rücklagen sowie Prozesskosten muss der Immobilienbesitzer allein tragen. Wer sich als Vermieter mit den Vorschriften zur Umlage der Betriebskosten nicht auskennt, zahlt zu viel. Die Sicherung der eigenen Liquidität muss für den Eigentümer im Mittelpunkt der Verwaltungsaufgaben stehen, damit sich seine Investition längerfristig lohnt.
WAS IST AUSSERDEM ERFORDERLICH, UM IMMOBILIEN EFFIZIENT ZU VERWALTEN
Der Vermieter muss sich mit der neuesten Gesetzgebung und sämtlichen Vorschriften auskennen. Er sollte soziale Kompetenz besitzen, um die Bonität der künftigen Mieter beurteilen zu können und Konflikte zwischen den Mietern weitestgehend auszuschließen. Er darf sich nicht zu schade sein, die Hausordnung zu überwachen. Technischer Sachverstand ist von Vorteil, um den Umfang von Reparaturen einschätzen zu können und zuverlässige wie günstige Handwerker zu beauftragen. Die steuerlichen Auswirkungen der Werterhaltungsmaßnahmen und das nervenaufreibende Ausfüllen der Einkommensteuererklärung müssen von Immobilieninvestoren beherrscht werden. Es empfiehlt sich, einen Steuerberater einzuschalten, die Unterlagen müssen jedoch so weit aufbereitet sein, dass ein kompletter Überblick besteht. Zudem ist der Schriftverkehr mit den Mietern zu bewältigen und das Objekt muss regelmäßig kontrolliert bzw. in Augenschein genommen werden. Vermieter dürfen keine Fristen versäumen, beispielsweise bei der Betriebskostenabrechnung oder Mieterkündigung.
FAZIT
Die Immobilienverwaltung ist umfangreich und kann anstrengend sein. Daher muss jeder Immobilienbesitzer entscheiden, ob er das operative Immobilien-Management an eine Firma überträgt. Die Verwaltung tritt dadurch als zusätzlicher Kostenfaktor auf. Die Höhe der Verwaltergebühr richtet sich in der Regel nach der Anzahl der Wohn- bzw. Gewerbeeinheiten sowie nach dem Zustand der zu verwaltenden Immobilie. Dennoch sollten Vermieter, die weder über Kenntnisse noch Zeit verfügen, sich eine gute Hausverwaltung suchen, deren fachliche Kompetenz ist nicht zu ersetzen. Das Geld, das dafür zusätzlich ausgegeben werden muss, zahlt sich durch maximale Mieteinnahmen und minimalen Leerstand aus. Dabei sind Leistungen und Preise von verschiedenen Anbietern der Objektverwaltung zu vergleichen, um das beste Angebot auszuwählen. Hier finden Sie beispielsweise eine Liste der renommiertesten Hausverwalter in Hamburg.