VERHALTENSKODEX & HINWEISGEBERSYSTEM - EXPORO GRUPPE

1. VERHALTENSKODEX / CODE OF CONDUCT

ZIELSETZUNG

Der Erfolg der Exporo Gruppe (gemeint ist die Exporo AG und die mit ihr verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15. ff AktG) hängt vom Vertrauen unserer Kunden, Geschäftspartner, unserer Aktionäre und Investoren sowie unserer Mitarbeiter[1] ab. Mit dem vorliegenden Code of Conduct schaffen wir die Grundlage, um dieses Vertrauen zu erhalten und weiter auszubauen. Die Verhaltensgrundsätze des Code of Conduct gewährleisten ein hohes Maß an Integrität und Professionalität bei unserem gesamten Handeln.

Der Verhaltenskodex bildet den Standard, an dem sich alle Mitarbeiter und Organe der Exporo Gruppe verpflichtend orientieren. Es soll damit ein offenes Umfeld geschaffen werden, in dem alle Mitarbeiter und Organe der Exporo Gruppe nicht nur juristisch verbotene oder zweifelhafte Handlungen unterlassen, sondern auch für ethisch-moralisch fragwürdige Geschäfte und Geschäftspraktiken sensibilisiert werden.

Die nachfolgend erläuterten Werte und Grundsätze spiegeln die Grundhaltung der Exporo Gruppe wider, die bereits in den internen Richtlinien, Weisungen und Handbüchern geregelt sind.

VERANTWORTUNG

Als deutsches Unternehmen sehen wir uns in der Verantwortung, ein klares Bekenntnis zu Demokratie, Toleranz und Chancengleichheit über alle Grenzen hinweg abzugeben.

EINHALTUNG VON GESETZLICHEN VORSCHRIFTEN UND ETHISCHES VERHALTEN

Es ist für uns eine Selbstverständlichkeit, die Gesetze und behördlichen Vorschriften, die in den jeweiligen Rechtsräumen gelten, in denen wir tätig sind, zu respektieren und zu befolgen. Die Organe und Mitarbeiter der Exporo Gruppe sollen sich rechtmäßig, aufrichtig und ethisch korrekt verhalten. Dies bedeutet insbesondere, verantwortungsbewusst mit Sorgfalt, Umsicht, Kompetenz und Engagement zu handeln.

KORRUPTION UND BESTECHUNG

Die Exporo Gruppe unterstützt die internationalen Bemühungen zur Vermeidung von Bestechung und Korruption. Dies bedeutet, dass wir Bestechungs- und Korruptionsversuchen in allen Geschäftsbereichen und in allen Ländern entgegentreten, sowohl was die Arbeit unserer Geschäftspartner als auch unserer eigenen Kollegen und Mitarbeiter betrifft. Wir müssen unsere Geschäfte rechtmäßig, korrekt und effizient ausführen. Unsere Organe und Mitarbeiter nehmen weder Bestechungsgelder an, noch leiten sie solche an Dritte weiter.

TERRORISMUSFINANZIERUNG UND GELDWÄSCHE

Die Exporo Gruppe bekennt sich zu dem Ziel, Terrorismusfinanzierung und Geldwäsche zu verhüten und zu bekämpfen. Um die Beteiligung an Geschäften zur Geldwäsche zu verhindern, verlangen wir von allen Mitarbeitern, die Grundgeschäfte hinter unseren Engagements kritisch zu analysieren und bereits Verdachtsmomente zu dokumentieren und entsprechend zu melden. Dieselbe Sorgfalt erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern.

COMPLIANCE

Durch unsere Compliance-Vorgaben soll ein Verhalten sichergestellt werden, das ein aufrichtiges, von Fairness und Vertrauen getragenes Miteinander von Kunden, Geschäftspartnern, Exporo Gruppe, ihren Organen und Mitarbeitern gewährleistet und zur Risikominimierung beiträgt. Sofern Mitarbeiter interne Richtlinien, Gesetze oder behördliche Vorschriften missachten, wird dies arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Bei Projekten, Vorhaben, Unklarheiten und Fragen zu Geschäftsprozessen soll daher der Compliance-Beauftragte informiert oder um Rat gefragt werden.

INTERESSENKONFLIKTE

Wir ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um Interessenkonflikte zwischen Kunden und der Exporo Gruppe, Kunden und einzelnen Mitarbeitern, Kunden und einzelnen Organmitgliedern, sowie zwischen Bereichen untereinander weitestgehend zu vermeiden bzw. dort, wo sie auftreten sollten, zu lösen. In Fällen, in denen Interessenkonflikte unvermeidbar sind, werden sie offengelegt. Wir erwarten von unseren Führungskräften, durch ihr Verhalten am Arbeitsplatz ein Vorbild zu sein.

Wir stellen sicher, dass alle Investitionen, die über unsere Plattform getätigt werden, getrennt von den Geldflüssen unserer operativen Geschäftstätigkeit abgewickelt werden.

MITARBEITERGESCHÄFTE

Mitarbeitergeschäfte im Sinne der Compliance-Vorschriften sollen nicht mit den Interessen der Kunden oder den Interessen der Exporo Gruppe kollidieren, soweit es gesetzlich nicht zulässig ist. Ist dabei ein Interessenkonflikt dennoch unvermeidbar, haben die Belange der Kunden und die Interessen des Unternehmens Vorrang.

UNABHÄNGIGKEIT UND UNBESTECHLICHKEIT

Unternehmerische Entscheidungen müssen wir unabhängig und allein nach wirtschaftlichen, rechtlichen und ethischen Gesichtspunkten treffen. Eigene Gewinninteressen, familiäre oder freundschaftliche Beziehungen zu Geschäftspartnern dürfen dabei keine Rolle spielen, soweit gesetzlich nicht zulässig.

In der Exporo Gruppe werden deshalb - sofern dieser Fall eintritt - Investitionstätigkeiten von Familienangehörigen und Verwandten der Angehörigen der Exporo Gruppe grundsätzlich von familienfremden Mitarbeitern des Unternehmens bearbeitet. Geschäftliche Transaktionen mit befreundeten Kunden führen wir auf neutraler Basis durch und übertragen die Verantwortung und die Abwicklung an einen Kollegen oder an eine andere Abteilung. Wir achten darauf, dass alle Zahlungen an Beteiligte und Vermittler das Maß einer angemessenen Entlohnung für ordnungsgemäße Dienstleistungen nicht übersteigen.

INSIDERWISSEN

Persönliche Vorteilnahme für sich oder andere durch den Einsatz firmeninternen Wissens ist nicht zulässig. Gleiches gilt für die unberechtigte Weitergabe solchen Insiderwissens.

GESCHENKE UND VERGÜNSTIGUNGEN

Geschenke und Zuwendungen von Geschäftspartnern entsprechen bis zu einem gewissen Umfang den üblichen Geschäftspraktiken. Sie können jedoch ein Interessenkonfliktpotenzial beinhalten und den guten Ruf der Exporo Gruppe in Frage stellen.

Die Annahme von Geschenken und anderen Vergünstigungen ist grundsätzlich untersagt, falls die Interessen der Exporo Gruppe negativ berührt werden oder die professionelle Unabhängigkeit der Mitarbeiter gefährdet sein könnte, sei es tatsächlich oder dem Anschein nach.

Die Annahme von Geschenken und anderer Vergünstigungen ist zulässig, wenn folgende Voraussetzungen zutreffen: Der Wert des Geschenkes liegt unter einer Orientierungsgröße von 40 Euro. In Zweifelsfällen sollte der Compliance-Beauftragte hinzugezogen werden. Geschenke und andere Vergünstigungen mit einem höheren Wert, die im Hinblick auf die Geschäftsbeziehung nicht abgelehnt werden können, sollen dem gesamten Unternehmen zugute kommen oder anderweitig verwendet werden, beispielsweise gespendet werden.

Einladungen zum Geschäftsessen dürfen grundsätzlich angenommen werden.

Für Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter, wie beispielsweise Konzert-, Theater-, Sport- und Abendveranstaltungen einschließlich Seminaren und Konferenzen mit einem überwiegend auf die Unterhaltung ausgerichteten Programm, gilt: Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter zu prüfen, ob seine Teilnahme an der Veranstaltung der gängigen Geschäftspraxis entspricht. Dies setzt in der Regel voraus, dass der Gastgeber anwesend ist, die Teilnahme nicht häufig wiederholt wird und die Reise- oder Logiskosten nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen werden. In Zweifelsfällen sollte der Compliance-Beauftragte hinzugezogen werden. In allen Fällen ist der Vorgesetzte zu informieren.

Geschenke und andere Vergünstigungen an Mitarbeiter können der persönlichen Einkommenssteuer unterliegen. Daher sollte darauf geachtet werden, dass die Handhabung von Geschenken und anderen Vergünstigungen im Einklang mit der Steuergesetzgebung und den Vorschriften der Finanzverwaltung steht. Falls Geschenke und andere Vergünstigungen der persönlichen Einkommenssteuer unterliegen, kann die sofortige Durchleitung dieser Geschenke als Spende an eine gemeinnützige Organisation ratsam sein, um eine Steuerpflicht zu vermeiden.

NEBENTÄTIGKEITEN

Alle Mitarbeiter widmen ihre Arbeitskraft der Exporo Gruppe. Dementsprechend werden Mitarbeiter, ohne vorherige Kenntnis und das Einverständnis des Vorstandes/Aufsichtsrats, keiner Nebentätigkeit nachgehen (dies gilt auch für Tätigkeiten als Gewerbetreibender oder Freiberufler).

SPENDEN

Spenden der Exporo Gruppe müssen sich im Rahmen der Rechtsordnung bewegen. Direkte politische Spenden an politische Parteien und Religionsgemeinschaften werden nicht gewährt.

VERTRAULICHKEIT

Wir behandeln alle geschäftlichen Angelegenheiten, von denen wir im Rahmen unserer Tätigkeit Kenntnis erlangen, streng vertraulich – unabhängig davon, ob sie die Exporo Gruppe oder den Kunden betreffen – und verwenden größte Sorgfalt auf den Umgang mit derartigen Informationen und dem Speichern derselben.

Hierzu gehören auch der Schutz sensibler Daten einschließlich Unternehmensdaten sowie Geschäftsgeheimnisse. Vertraulich erhaltene Informationen sowie interne Informationen und Unterlagen dürfen nur zum vorgesehenen Geschäftszweck verwendet und nicht unbefugt weitergegeben oder missbräuchlich verwendet werden.

TRANSPARENZ

Innerhalb der gesetzlich, behördlich und intern festgelegten Grenzen kommunizieren wir offen miteinander und tauschen Informationen untereinander aus. Um zu gewährleisten, dass Informationen, die an die Öffentlichkeit und die Presse weitergegeben werden, stets transparent und schlüssig sind, haben alle Angehörigen der Exporo Gruppe eine besondere Verantwortung hinsichtlich der Einhaltung der jeweils geltenden Kommunikationsrichtlinien und der gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich falscher oder irreführender Informationen.

Wir formulieren unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen und Verträge für Unternehmen, Interessenten und Kunden verständlich und erklären genau, wie der Investitionsprozess und Geldtransferprozess funktioniert, was unsere Rechte und Pflichten sind, welche Sorgfaltspflichten bei der Prüfung durch uns gelten und welche Gebühren zu welchem Zeitpunkt fällig werden.

Wir halten die für unsere Vertriebs- und Marketingaktivitäten geltenden Gesetze und Verordnungen ein und sorgen dafür, dass unsere Kommunikation fair, verständlich, transparent und in keiner Weise irreführend ist. Risiken und potenzielle Renditen werden in ausgewogener Art und Weise dargestellt, unsere Interessenten und Kunden werden gerecht behandelt.

DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZ

Zugang zum Internet, weltweiter elektronischer Informationsaustausch und Dialog, elektronische Geschäftsabwicklung – dies sind entscheidende Voraussetzungen für die Effektivität jedes Unternehmens und für den Geschäftserfolg insgesamt. Die Vorteile der elektronischen Kommunikation sind verbunden mit Risiken für den Persönlichkeitsschutz und die Sicherheit von Daten. Die wirksame Vorsorge gegen diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil unseres IT- Managements, der Aufgaben der Führungskräfte und der Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für betrieblich vereinbarte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Bei der Datenqualität und bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewährleistet sein. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren. Der Zugriff auf diese Daten sowie auf die Investitionen unserer Kunden wird auch dann noch gewährleistet, wenn unser Geschäftsbetrieb eingestellt werden sollte.

RESPEKT GEGENÜBER MITARBEITERN UND DRITTEN

In der Exporo Gruppe respektieren wir alle Menschen ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, sexuellen Identität, ihres Geschlechts und Alters. Wir achten ihre Würde, ihre Rechte und ihre Privatsphäre.

Wir sind bestrebt, die Vorstellungen und Belange Anderer zu kennen und zu verstehen. Auch in einem wettbewerbsorientierten Umfeld wollen wir stets und überall ein fairer Wettbewerber sein. Wir verhalten uns gegenüber externen Partnern professionell, respektvoll und fair zum Wohl unserer Interessengruppen.

PROFESSIONALITÄT

Der Erfolg unseres Unternehmens hängt zum großen Teil von unseren Mitarbeitern ab. Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter tragen entscheidend zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit bei und sind damit ein wichtiger Erfolgsfaktor. Unsere Mitarbeiter nehmen die ihnen jeweils obliegende berufliche Verantwortung stets mit größtmöglicher Professionalität und Integrität wahr. Das bedeutet nicht nur, die Rechte anderer zu respektieren, sondern alles zu vermeiden, was der Exporo Gruppe Schaden zufügt.

Da das Verhalten eines Mitarbeiters auch auf die Exporo Gruppe reflektiert, besteht dabei eine besondere Anforderung, Verhalten zu vermeiden, das für das Unternehmen bei Kunden, anderen Mitarbeitern oder in der Öffentlichkeit schädliche Auswirkungen hat. Auf der Grundlage dieses Verhaltenskodexes und unseres Engagements sind wir stets bestrebt, etwaige Konflikte so zu lösen, dass die beteiligten Personen respektiert und soweit möglich deren Interessen und Bedürfnisse berücksichtigt werden.

HINWEISE UND BESCHWERDEN

Jeder Mitarbeiter kann gegenüber seiner Führungskraft, dem Compliance-Beauftragten oder dem Vorstand eine persönliche Beschwerde vorbringen oder auf Umstände hinweisen, die auf eine Verletzung des Code of Conduct schließen lassen.

UMSETZUNG

Für die Einhaltung des Code of Conduct ist jeder Mitarbeiter und jedes Organmitglied selbst verantwortlich. Die Exporo Gruppe unterstützt mit seinen internen Einrichtungen und Richtlinien die Einhaltung dieser Normen. Dazu gehört insbesondere der Compliance-Beauftragte. Die jeweiligen Führungskräfte tragen Sorge für die Sensibilisierung der Mitarbeiter.

[1] Aus Gründen der Vereinfachung sind in diesem Code of Conduct unter „Mitarbeiter, Vorstand und die Mitglieder der Aufsichtsgremien“ immer die Vertreter beiderlei Geschlechts gemeint.

2. HINWEISGEBERSYSTEM

Die Einhaltung von Verordnungen, Gesetzen, Regeln und interner Vorgaben, z.B. Unternehmesrichtlinien und des unternehmensbezogenen Verhaltsenskodex, sowie korrektes und regelkonformes Verhalten hat für die Exporo Gruppe höchste Priorität. Nur durch gesetzeskonformes Verhalten schützen wir die Interessen unserer Unternehmensgruppe, unserer Mitarbeiter, Anleger wie auch unserer Geschäftspartner. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, ist es wichtig, von potenziellen Regelverstößen Kenntnis zu erhalten und diese abzustellen. Hierfür bietet das Hinweisgebersystem der Exporo Gruppe Mitarbeitern, Anlegern, Geschäftspartnern sowie sonstigen Dritten die Möglichkeit, sachdienliche Informationen wie Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten von Mitarbeitern der Exporo Gruppe zu melden.

Das Hinweisgebersystem ist zweisprachig, in deutscher wie in englischer Sprache, verfügbar und bietet größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene.

Wir werden jeden Hinweis konsequent und unter Einhaltung von höchster Vertraulichkeit prüfen. Nach einer sorgfältig durchgeführten Prüfung des Hinweises sowie dem Vorliegen eines konkreten Verdachts auf einen Gesetzes-/Regelverstoß wird eine Ermittlung vertieft. Die sachdienlichen Hinweise und die zur Verfügung gestellten Informationen des Hinweisgebers werden in einem stets fairen Prozess bearbeitet.

Meldungen

Wir bitten Sie um Achtsamkeit, Aufmerksamkeit, und die Bereitschaft, bei Erkenntnissen zu Regel- und/oder Gesetzesverstößen durch Mitarbeiter der Exporo Gruppe uns zu informieren.

Es können über das online-basierte System konkrete Hinweise sowie weitere relevante Informationen vertraulich gemeldet werden. Beispiele für mögliche Verstöße wären u.a. solche gegen den öffentlich einsehbaren, unternehmenseigenen Verhaltenskodex, Diebstahl, gegen das Kartellrecht, Korruption, Diskriminierung, Verletzung von Menschenrechten. Informationen sowie sachdienliche Hinweise können von Mitarbeitern, Anlegern, Geschäftspartnern sowie sonstigen Dritten abgegeben werden.

Damit eine zielführende Bearbeitung, die Durchführung von möglichen detaillierten Ermittlungstätigkeiten sowie entsprechenden Untersuchungen aufgenommen werden können, kann ein aktiver Austausch mit den Hinweisgebern erforderlich werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ihrer Meldung die nachfolgenden Fragen möglichst konkret beantworten, um eine effiziente Bearbeitung Ihres Hinweises sicherzustellen:

Was? – Was ist genau passiert/vorgefallen? (Sachverhalt)

Wer? – Wer ist genau von dieser Angelegenheit/diesem Ereignis betroffen

Wie? – Wie ist es passiert, ggf. häufiger?

Wann? – Wann hat sich der von Ihnen geschilderte Vorfall ereignet?

Wo? – Wo an welchem Ort und in welchem Land hat sich der Sachverhalt ereignet?

Weitere Kontaktmöglichkeiten und Verantwortlichkeiten

Hinweise können Sie uns darüber hinaus auch per E-Mail an compliance@exporo.com zusenden oder postalisch an

Exporo AG / EPH Investment GmbH

Compliance

Am Sandtorkai 70

20457 Hamburg

Bitte beachten Sie, dass auf diesen Wegen unter Umständen die Anonymität nicht gewahrt ist.

Verantwortlich für die Bearbeitung von Hinweisen ist die Compliance Abteilung der Exporo Gruppe.

Hier geht es zum Hinweisgebersystem der Exporo Gruppe