Betriebskosten

Mit Betriebskosten müssen sich sowohl Immobilieneigentümer als auch Mieter auseinandersetzen, sie stellen eine nicht unerhebliche Kostenposition beim Wohnen dar. Wer eine Immobilie erwirbt, muss diese Kosten als künftige Belastung in seine Finanzplanung einbeziehen. Es handelt sich um Nebenkosten der Immobilie, die den Unterschied zwischen Kalt- und Warmmiete begründen. Die entscheidende Frage ist, wer die Betriebskosten zu tragen hat und in welcher Höhe.

Was sind Betriebskosten Immobilien?

Immobilienbetriebskosten sind laufende Kosten, die durch den Gebrauch eines Gebäudes und Grundstücks sowie seiner Anlagen und Einrichtungen entstehen, sie sind ein Teil der Bewirtschaftungskosten von Immobilien. Der Gesetzgeber hat in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt, welche Ausgaben dazugehören und welche nicht. Grundsätzlich hat der Eigentümer die Bewirtschaftungskosten seines Grundbesitzes zu tragen. Der Vermieter kann diese auf den Mieter umlegen, in welchem Umfang wird vorab vertraglich vereinbart und nach Ablauf eines Jahres abgerechnet.

Was gehört zu den Betriebskosten Immobilien?

• Grundsteuer
• Kosten für Wasser, Entwässerung, Warmwasser
• Heizkosten, zum Beispiel durch den Betrieb einer zentralen Heizungsanlage, einschließlich Heizungswartung und Ablesungskosten
• Beleuchtungs- und andere Energiekosten
• Aufzugskosten mit Prüf-, Wartungs- und Reinigungskosten
• Hausmeisterkosten
• Aufwendungen für Müllabfuhr, Straßenreinigung, Winterdienst, Hausreinigung, Schornsteinreinigung
• Ausgaben für Gartenpflege, Neuanlage von Rasenflächen oder Spielplatzpflege
• Betriebskosten für Gemeinschaftsantenne oder private Verteileranlage
• Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherungen, beispielsweise Kosten für Gebäude- oder Glasversicherung
• Sonstige Kosten wie Prüfgebühren für Feuerlöscher, Dachrinnenreinigung usw.

Nicht zu den Betriebskosten zählen Verwaltungsaufwendungen für Haus oder Wohnung, Reparaturkosten sowie Kosten für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, die aufgrund von Abnutzungserscheinungen und Witterungseinflüssen anfallen. Mieter können mittels einer Kleinreparaturklausel dazu verpflichtet werden, in einem vorab mit einer Kostenobergrenze versehenen Rahmen einen Teil der Kosten für Instandhaltung oder Instandsetzung in der Wohnung zu übernehmen.

Wie können Betriebskosten Immobilien vereinbart und abgerechnet werden?

Die Betriebskosten für Haus oder Wohnung sind im Allgemeinen im Mietvertrag vereinbart. Die Kaltmiete für die Räumlichkeiten addiert mit den laufenden Betriebskosten ergibt die Warmmiete, die der Mieter für den Gebrauch der Wohnung zu zahlen hat. Besteht keine Vereinbarung im Mietvertrag ist davon auszugehen, dass es sich von vornherein um die Warm- oder Bruttomiete handelt. Erlaubt ist es, im Vertrag eine Vorauszahlung für die Betriebskosten festzulegen, es gibt jedoch keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Die Vorauszahlung darf nicht wesentlich über oder unter den tatsächlichen Kosten liegen, um keinen Vertragspartner zu benachteiligen. Der Vermieter muss die Nebenkosten jährlich spätestens bis 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum, der nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen muss, abrechnen. Nach Ablauf dieses Zeitraums kann der Vermieter keine Nachforderungen hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung mehr geltend machen. Als Alternative besteht die Möglichkeit, mit dem Mieter vertraglich eine Betriebskostenpauschale zu vereinbaren. Diese ist vom Mieter zu begleichen und kann nur angehoben werden, wenn dies schriftlich festgehalten und vorher abgerechnet wurde.

Um Streit zu vermeiden, ist das Mietrecht für Nebenkosten anzuwenden. Die Kosten müssen entweder einzeln aufgeführt sein oder es muss im Mietvertrag stehen, dass sie nach der Betriebskostenverordnung vereinbart worden sind. Ist die Position sonstige Betriebskosten im Vertrag genannt, können Kosten abgerechnet werden, die sich später ergeben, zum Beispiel die Inspektionskosten eines nachträglich eingebauten Rauchmelders. Im Mietvertrag ist zudem zu regeln, nach welchem Verteilerschlüssel die Betriebskosten auf die einzelnen Mietparteien aufgeschlüsselt werden. Den Umlageschlüssel der Nebenkosten können die Vertragspartner frei vereinbaren. Dafür bestehen vier Möglichkeiten: nach dem Verbrauch, der Wohnfläche, der Anzahl der Personen, die im Vergleich zur Gesamtbewohnerzahl die Wohnung nutzen, oder nach Wohnungseinheiten bzw. Miteigentumsanteilen.

Sollte im Mietvertrag nichts festgelegt worden sein, gilt die Wohnfläche als Verteilungsmaßstab. Es gibt zwei Ausnahmen von dieser Regel. In Anspruch genommene Kosten, die bereits verbrauchsabhängig erfasst werden, müssen genauso abgerechnet sein, damit die Ausgaben gerecht nach dem Verursacherprinzip zu verteilen sind. Heizkosten und Kosten der Warmwasserversorgung aus zentralen Anlagen werden nach der Verordnung über die Heizkostenabrechnung verrechnet. Demnach gilt, dass ca. 50 bis 70 Prozent der Heizungs- und Warmwasserkosten, einschließlich Fernwärme, nach dem jeweiligen Verbrauch abzurechnen sind. Bei gewerblicher und wohnwirtschaftlicher Nutzung eines Gebäudes ist eine getrennte Abrechnung für Gewerbe- und Wohnungsmieter zu erstellen.

Was ist bei der Betriebskostenabrechnung zu beachten?

Die Nebenkosten können sich je nach Lage und Objekt erheblich unterscheiden. Mieter können aus dem Mietkostenspiegel entnehmen, in welcher Höhe Betriebskostenvorauszahlungen angemessen sind. Der Deutsche Mieterbund liefert mit dem jährlichen Betriebskostenspiegel einen guten Anhaltspunkt, wie hoch die durchschnittlichen Nebenkosten je Quadratmeter Wohnfläche sind. Dieser berücksichtigt auch regionale Besonderheiten, vergleichbar sind ebenso die Vorjahreswerte aus der Abrechnung. Auch für Vermieter können die Betriebskostenspiegel ein Orientierungspunkt sein, wie ökonomisch die Immobilieneinheiten und Anlagen im eigenen Haus betrieben werden.

Die Betriebskostenabrechnung muss den gesetzlichen Anforderungen genügen. Vermieter müssen die Fristen wahren und die formalen Anforderungen einhalten, da sonst keine Nachforderungen mehr möglich sind. Dies betrifft insbesondere Vermieter von Eigentumswohnungen, wenn der Beschluss der Wohneigentümer über die Jahresabrechnung des Hauses noch nicht vorliegt. Mieter müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode erhalten haben. Sie muss den Abrechnungszeitraum sowie eine Zusammenstellung der Gesamtkosten der Liegenschaft nach Abzug der Vorauszahlungen sowie Anfangs- und Endzählerstände beinhalten. Aus der Abrechnung muss hervorgehen, welchen Anteil der einzelne Mieter an den Gesamtkosten hat, wie der Verteilerschlüssel ist und wie seine Vorauszahlungen berücksichtigt wurden. Der Mieter erhält eine Erstattung oder muss die Differenz zu den tatsächlichen Betriebskosten nachzahlen. Er hat ein Jahr Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu reklamieren. Vermieter und Mieter können sich nach erfolgter Abrechnung auf eine Erhöhung bzw. Verminderung der Betriebskostenvorauszahlungen einigen, damit die Vorauszahlung den gestiegenen oder gesunkenen Nebenkosten wieder Rechnung trägt.

Den Abrechnungsschlüssel darf der Vermieter nicht eigenmächtig verändern, der Mieter muss einer Änderung zustimmen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn nachträglich Geräte eingebaut werden, die den Verbrauch verursachergerecht erfassen. Lässt der Vermieter Wasseruhren einbauen, muss der tatsächliche Verbrauch berechnet werden. Prinzipiell muss der Vermieter die Betriebskosten leer stehender Wohnungen selbst tragen.

Welchen Nutzen hat die Betriebskostenabrechnung?

Die Abrechnung der Betriebskosten liefert Eigentümern von Immobilien wichtige Hinweise für Kosteneinsparungen und notwendige Modernisierungen. Bei den Aufwendungen ist die Kosten-Nutzen-Relation zu beachten. Die Kosten müssen insbesondere im Rahmen liegen, wenn Dritte wie Hausmeister oder Dienstleister mit der Erledigung bestimmter Aufgaben an Haus oder Grundstück beauftragt sind. Nicht nur aus finanzieller Sicht ist es wichtig, die Höhe der Betriebskosten zu kennen, mit neuen Geräten und Anlagen werden Ressourcen gespart und die Umwelt entlastet.

Zusammenfassung:

• Betriebskosten sind Nebenkosten einer Immobilie, die fortlaufend anfallen und aus dem Gebrauch von Haus oder Grundstück resultieren
• Bewirtschaftungskosten der Liegenschaft, die der Eigentümer zu tragen hat, jedoch auf den Mieter umgelegt werden können
• Gesetzlich geregelt in Betriebskostenverordnung; Beispiele: Grundsteuer, Kosten der Wasserversorgung, Straßenreinigung, Heizungskosten usw.
• Nicht auf Mieter umlagefähige regelmäßige Kosten sind Verwaltungsentgelte, Reparaturkosten, Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufwendungen
• Betriebskosten müssen konkret im Mietvertrag benannt werden, ebenso die angemessenen Vorauszahlungen auf die Nebenkosten und ihr Verteilerschlüssel; Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale möglich
• Vier Methoden für Verteilerschlüssel anwendbar: Verbrauch, Wohnfläche, Anzahl der Bewohner, Wohneinheiten/Miteigentumsanteile
• Sonderfälle: verbrauchsgerecht erfasste Kosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen; Heizkosten und Kosten der Warmwasserversorgung nach Verordnung über die Heizkostenabrechnung mit mindestens 50, maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen
• Nach spätestens 12 Monaten muss Vermieter Betriebskosten abrechnen, spätere Nachforderung ist nicht möglich
• Änderungen der Vorauszahlungen und des Umlageschlüssels bedürfen vertraglicher Vereinbarung
• Betriebskostenspiegel bietet Mietern und Vermietern Orientierungshilfe zur Angemessenheit von Betriebskosten, die dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit unterliegen müssen; jährlicher Herausgeber: Deutscher Mieterbund